Une liste d’attente centralisée offre un point d’accès unique pour les parents et les fournisseurs de services qui cherchent des options de garde à l’enfance

Parrainé par les Services à l’enfance Andrew Fleck (un organisme multiservice), Information sur la garde des petits (IGP) est une agence à l’échelle de la Ville, financée par la province, dont le mandat régional est de fournir des services bilingues d’information et d’aiguillage depuis 1982. Son principal objectif est de fournir de l’information et des conseils aux parents sur toutes les options de garde possibles dans la région d’Ottawa et de les aider à faire des choix éclairés en matière de garde è l’enfance. Le personnel du programme travaille en étroite collaboration avec la collectivité, afin d’élaborer des services de soutien nécessaires, de fournir des rapports statistiques, de coordonner et gérer un certain nombre de projets intéressants comportant chacun un degré précis de complexité.

La Liste d’attente centralisée (LAC) a vu le jour en 2001 sous la forme d’un projet pilote à l’intention de la communauté francophone des services de garde à l’enfance. Les parents intéressés à trouver un centre éducatif agréé et/ou une responsable de garde par l’entremise d’une agence agréée avaient l’occasion de s’inscrire à la LAC. Un seul formulaire à remplir avec la possibilité de choisir un maximum de 9 centres éducatifs et de 1 agence de garde d’enfants à domicile desservant la Ville au complet.

IGP gère les renseignements de la LAC et y offre un accès, tandis que les services de garde maintiennent le contrôle de façon individuelle de leur propre liste d’attente. Voici les principaux objectifs de la LAC : offrir un point d’accès unique; réduire le nombre d’appels de parents; éliminer le processus ardu d’inscription des enfants à plusieurs listes; informer les parents sur toutes les options de garde possibles; favoriser l’accès des enfants ayant des besoins spéciaux en leur offrant une chance équitable d’obtenir une place dans un service de garde agréé; fournir du soutien aux services de garde agréés dans le cadre de la gestion d’information de leur liste d’attente; et cerner les besoins en matière de services de garde au sein de la collectivité. Initialement, 33 services de garde francophones étaient concernés. Le succès de la liste a permis de faire passer le projet pilote à l’étape du service continu. En 2006, les services de la Liste d’attente centralisée (LAC) se sont étendus en vue d’inclure les services anglophones et bilingues. Cela représentait une augmentation de 211 services de garde ayant besoin d’une gestion de leur liste d’attente respective. Le défi à relever était de taille!

Avant de pouvoir élargir le service à tous les services de garde, il était essentiel de choisir le système de gestion des relations avec les clients (SGRC) approprié. Un SGRC est un système qui gère et traite les données afin qu’une entreprise enregistre toutes les activités pour chacun de ses types de relation : clients/consommateurs, fournisseurs, partenaires et employés.

Il était également primordial de choisir un système de base de données convenable afin de continuer à soutenir les familles et les services de garde, existants et nouveaux.

On Path Business Solutions a offert une base de données personnalisée et permis aux employés de l’IGP de participer au processus de personnalisation afin de répondre à nos multiples besoins. Cet important outil de communication leur permet également de noter leurs nombreuses activités quotidiennes et de répartir les tâches essentielles. La méthodologie et la mise en œuvre d’On Path Business Solutions ont été achevées avec succès. Pour de plus amples renseignements, on peut consulter le site Web à l’adresse www.onpath.com.

En date de mai 2010, cette base de données compte plus de 350 services de garde agréés, dont 250 centres éducatifs, 87 prématernelles et 16 agences de garde d’enfants à domicile. Pour ce qui est de la Liste d’attente centralisée, on compte dans le système plus de 30 900 familles et de 44 900 enfants comprenant des demandes actives et inactives pour un service de garde agréé. Les employés d’IGP sont en mesure d’assurer cette collecte volumineuse de données tout en manipulant facilement les renseignements stockés, qui comprennent des données détaillées et l’historique de chacun de ces enfants, parents et services.

Les parents peuvent inscrire leur enfant à la Liste d’attente centralisée de différentes façons. Ils ont la possibilité de remplir : un formulaire papier; un formulaire électronique; un formulaire avec l’aide d’une conseillère d’information en se rendant au bureau de l’IGP; ou un formulaire d’inscription en ligne. L’inscription en ligne est offerte sur le site Web en français et en
anglais à l’adresse suivante : www.childcareinformation.ca. Le formulaire
d’inscription en ligne est devenu le moyen le plus populaire de s’inscrire avec
sa plus récente fonction qui permet aux parents de mettre eux-mêmes à jour leur propre dossier en inscrivant leur nom d’utilisateur et leur mot de passe.

Les renseignements de la LAC peuvent être consultés par chaque service de garde au moyen du portail Web. Cet outil leur permet de filtrer et de classer les données en vue de répondre à leurs besoins particuliers et de communiquer les renseignements en ce qui concerne leurs clients éventuels, en vue d’aider IGP à maintenir des renseignements à jour.

IGP est fier d’être au fait des derniers développements en matière de garde d’enfants et de technologies de l’information, en vue de soutenir la prestation de services de grande qualité axés sur les clients.

Pour plus amples informations: Lyne Tremblay 613-248-3605 x278 ltremblay@afchildcare.on.ca